+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Программа для протокла совещаний

В ходе совещания издается множество указаний и поручений, все энергично кивают и усиленно записывают что-то в свои ежедневники. Секретарь совещания, конечно, пишет больше всех. Последние вопросы совещания, как правило, обсуждаются "в попыхах", так как время уже закончилось и все участники торопятся по своим делам. В итоге, в конце совещания председатель быстро проговаривает что-то вроде "нувсемспасиботеперьвыполняйте" и все устремляются по своим срочным делам, в том числе и секретарь совещания.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление протокола общего собрания в соответствии с Приказом Минстроя от 28.01.2019 N 44/пр

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Программы для ведения протокола для iPad

В ходе совещания издается множество указаний и поручений, все энергично кивают и усиленно записывают что-то в свои ежедневники. Секретарь совещания, конечно, пишет больше всех.

Последние вопросы совещания, как правило, обсуждаются "в попыхах", так как время уже закончилось и все участники торопятся по своим делам. В итоге, в конце совещания председатель быстро проговаривает что-то вроде "нувсемспасиботеперьвыполняйте" и все устремляются по своим срочным делам, в том числе и секретарь совещания.

Лишь спустя какое-то время каждый участник совещания, разбирая свои дневные записи, попытается вспомнить, "а что я, собственно, должен сделать-то? Сквозь смутные воспоминания многих дневных событий, встреч и совещаний, он вспомнит происходящее на совещании и запишет себе пару стикеров на столе, может быть, напишет несколько писем.

И даже если протокол совещания будет прислан потом секретарем, то это, как правило, будет уже следующий день, и это будет совсем не то, что будут ожидать участники совещания - многие личные формулировки уже успели по-своему уложиться в головном мозгу, за ночь решения укрепились так уж работает долговременная память нашего головного мозга и в протоколе будет "все не так и не то".

В этой статье мы расскажем о том, как с этим справиться с помощью настройки системы онлайн-протоколирования. Однажды мы вели переговоры с одной крупной российской корпорацией. Мы уже настроили систему онлайн-протоколирования в нескольких филиалах организации, все были очень довольны, и возник интерес к настройке системы онлайн-протоколирования для Первого лица в центральном офисе в Москве. Там было над чем работать: протоколы Правления появлялись в согласованном виде только через недели, что, конечно, было просто недопустимо для такой солидной и уважаемой организации, учитывая удачный опыт филиалов.

Мы начали проводить диагностику. Оказалось, что есть своя специфика: в организации не принято было говорить что-то против указаний Первого лица. Первое лицо очень не любил, если кто-то не понимал его и начинал задавать уточняющие вопросы. Все должны были смиренно выслушивать поручения и делать вид, что все будет сделано. Поручения Первого лица, как правило, были очень абстрактными, возвышенными, расплывчатыми.

Что поделаешь - ему постоянно приходилось думать о стратегии огромной организации. Протоколирование совещаний вели сразу два секретаря. А вот потом получалась интересная история: сформированный уже к концу дня протокол отправлялся по кругу согласования, и каждый "смягчал", "конкретизировал", "уточнял" и делал реалистичными расплывчатые, нереалистичные и жесткие формулировки протокола. Через недели Первое лицо уже не помнил, что конкретно и на каком из своих многочисленных совещаний он говорил, и протокол проходил согласование.

Длинный срок согласования был платой за невозможность дать обратную связь руководителю и конкретизировать сразу поставленную от Первого лица задачу. Длинный срок был своеобразным демпфером, фильтром, который отшлифовывал и делал решения конкретными, понятными и, к сожалению, иногда слишком комфортными для выполнения.

Для того, что бы повысить результативность своих совещаний с помощью онлайн-протоколирования, нужно понимать основные принципы. Сформулируем их:. Никто, кроме самих участников, не сможет лучше и быстрее сформировать решения совещания.

Комментарий принципа: никакой секретарь не обладает так же глубокой компетенцией обсуждаемого вопроса, как участники, и не сможет правильно сформулировать точное решение. Не мучайте секретарей, не экономьте время, говорите им конкретно, что нужно записать. Если решения совещания согласовывать на следующий день, то каждый участник будет разочарован, так как у него успеет сформироваться свое видение результатов совещания.

Комментарий принципа: во время ночного сна главная оперативная информация, полученная за день, архивируется в долговременной памяти.

А если совещаний было несколько за один день, то они будут наслаиваться друг на друга и не всегда можно будет вспомнить, где и что обсуждалось. Нет лучшего времени для формирования и согласования итогов совещания, кроме самого совещания.

Комментарий принципа: очевидно, что когда все включены в вопрос, гораздо проще сразу же прийти и сформулировать конкретное решение. Можно сэкономить несколько секунд на том, что бы не дожимать точную формулировку решения, сказав "ну здесь вроде всем понятно что делать, следующий вопрос".

Но уже на следующий день вы получите разное понимание вопроса всеми участниками, и весь набор негативных последствий, указанных выше. Для формирования онлайн-протокола должен быть выделен отдельный человек - секретарь. Желательно, чтобы он не был участником совещания. Комментарий принципа: Задача секретаря - фиксировать решения максимально близко к тексту. Он не должен додумывать или перефразировать слова участников по своему усмотрению.

И желательно, что бы он не был участником совещания, то есть не докладывал и не принимал на себя поручения, чтобы его внимание было сфокусировано на одной задаче. Так же полезно наделить секретаря полномочиями и ответственностью не давать участникам совещания возможности переходить к рассмотрению следующего вопроса, пока не будет принято и не зафиксировано решение по предыдущему вопросу.

Соответственно, отсюда следующий принцип. Следующий вопрос начинается только тогда, когда зафиксировано и принято всеми решение по предыдущему вопросу. Комментарий принципа: Как говорил Сократ, "чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты будешь говорить, потом, собственно, расскажи, а в конце расскажи кратко, о чем же ты рассказал".

Крайне важно еще раз повторить в конце совещания решения, распечатать протокол совещания, подписать всеми участниками и сразу отправить всем участникам на почту. Только представьте себе - пришел с совещания, а во Входящих уже согласованный всеми протокол, с финальными, принятыми всеми, конкретными задачами и ответственными. Можно приступать к выполнению! Вы замечали, что часто на совещании разговор очень быстро "перепрыгивает" с одной темы на другую, не завершая предыдущую тему никаким решением?

И как непросто бывает вернуться обратно, чтобы дожать предыдущую тему? Иногда про предыдущую тему даже забывают особенно когда у совещания нет письменной повестки , углубившись в решение "неожиданно" всплывшей темы.

Это происходит из-за ассоциативной природы нашего мышления: мы мыслим образно, нелинейно, когда одна мысль может вытянуть другую мысль совершенно неожиданно и неуправляемо для нас подробнее о майнд-менеджменте. Очень важно отметить некий магический эффект именно от рукописного протоколирования совещаний.

В наш цифровой век многие привыкли относится к электронной информации как к виртуальной, немного необязательной для выполнения. Всегда можно без следов удалить любой электронный файл, любой текст на экране. Поэтому решения, зафиксированные на бумаге, да еще и с от руки поставленной подписью, воспринимаются гораздо серьёзнее и убедительнее, и чувство ответственности за их выполнение формируется гораздо сильнее.

Потом можно попросить каждого участника поставить свою подпись под листами флипчарта, и пока участники идут на свои рабочие места, секретарь быстро сфотографирует на смартфон протокол и отправит его участникам. Оцифрованная версия, один в один повторяющая решения совещания придёт по электронной почте всего через полчаса.

Можно начинать выполнять! А можно сделать так, что электронная, распечатанная, согласованная и подписанная всеми версия протокола с фирменной печатью на красивом корпоративном бланке будет готова сразу в конце совещания, и не нужно будет ждать полчаса на оцифровку!

Это можно сделать с помощью специально настроенного шаблона онлайн-протоколирования Mindjet MindManager. Согласно методологии майнд-менеджмента, любая прочитанная нами информация или формирует в нашей голове визуальный образ и запоминается, или быстро стирается и бесследно забывается как ненужная.

Протокол совещания не является исключением. Его можно представить в виде древовидной структуры в специальной программе Mindjet MindManager, высветить через ноутбук на экран переговорной комнаты и заполнять в ходе совещания усилиями секретаря. Вот так может выглядеть специально настроенный для компании корпоративный шаблон. Все решения совещания заполняются в режиме реального времени и отображаются на экране переговорной.

В конце совещания после согласования с участниками информация из интеллект-карты с протоколом MindJet одной кнопкой мышки экспортируется в Microsoft Word и получается, например, вот такой корпоративный протокол на специальном фирменном бланке. Остается только отправить этот протокол на печать на принтер, который находится здесь же в переговорной комнате, подписать бумажную версию протокола и начать действовать! С помощью MindManager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение.

Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю. Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,. Участники начнут выполнять решения совещания сразу же после совещания, и у них не будет возможности потом сказать "я слишком поздно получил протокол".

Однозначное и точное выполнение решений совещания в соответствии с ожиданиями участников друг от друга. Регулярное повышение энергетики совещаний и уровня доверия друг к другу благодаря достижению принятых результатов совещания. Правда, следует отметить, что онлайн-протоколирование - это лишь часть корпоративной культуры подготовки, проведения и фиксирования итогов совещаний.

Ведь еще важно, чтобы совещание было правильно подготовлено, чтобы участники были заблаговременно подготовлены, чтобы каждый понимал свою роль на совещании, чтобы участники умели укладываться в отведенное им время и многое другое.

Для того, чтобы сформировать эту культуру, нужно договориться о едином понимании на уровне топ-менеджмента о том, как именно у вас в компании будет принято готовить, проводить, фиксировать итоги и отслеживать результаты совещаний. Мы это называем - сформировать свои правила игры проведения совещаний.

В качестве завершения предлагаем Вам посмотреть наш любимый мультик на тему неэффективного первые 1,5 минуты и эффективного вторая половина мультика проведения совещания.

Консалтинговые проекты повышения управляемости и усиления организации. Подготовка и проведение корпоративных фасилитационных сессий. Индивидуальные консультации первых лиц. Москва, пр-т. Андропова, д. Войти в личный кабинет 0. Бесплатный звонок в России Звонок из других стран. А в чем собственно проблема? К каким последствиям приводит отсутствие онлайн-протоколирования, как в вышеописанном примере: Теряется чувство срочности. Участники не начинают выполнять решения совещания сразу же после совещания.

А действительно - зачем, если финальные формулировки могут измениться? Лучше подождать, пока все утрясется. После совещания у участников нет четкого понимания, кто, что и когда должен сделать.

Каждый ведь по своему записал решения совещания в своем ежедневнике Договоренности и обещания после совещания не выполняются в срок Появляется ощущение, что все говорят на разных языках После совещания участники не чувствуют прилива бодрости и энергии. Скорее наоборот. На следующем совещании много времени уходит на то, чтобы проконтролировать решения предыдущего совещания.

Случаются споры на тему "вы говорили не так", "мы договаривались о другом", "вы сделали не то, о чем вас просили" Как следствие - ослабление корпоративной культуры и доверия друг к другу команды менеджеров, присутствующих на совещании.

Негативный кейс из практики автора Однажды мы вели переговоры с одной крупной российской корпорацией. И так как Первое лицо изменяться не планировало, то от проекта нам пришлось отказаться. Принципы онлайн-протоколирования Для того, что бы повысить результативность своих совещаний с помощью онлайн-протоколирования, нужно понимать основные принципы.

Ведение протоколов совещаний программа

Тогда автоматически заполнятся уже известные данные совещания. Например, тема, инициатор, участники, контролер. Заказать демонстрацию. Управление совещаниями и заседаниями.

Часть важной информации бывает утеряна? Нет возможности оценить эффективность выполнения задач, принятых на совещании? Вышла новая версия системы DirectumRX 2.

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов. В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму. Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия — собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Программы для планирования, организации и ведения протоколов совещаний

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. Открыть и скачать онлайн. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

.

.

Как организовать совещание и вести протокол

.

.

Онлайн-протоколирование

.

Реквизиты протокола, варианты его оформления и образцы целых до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум).

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. stissubreelscon69

    Чубатых тактично развели с евробляхами, всё продумано до мелочей. Этот развод был договорняк польских, литовский и украинских властей. Сегодня чубатые бляховоды должны либо растаможить бляху в Украине потратив на это 2500-3000$, если не растомаживать через пол года каждый бляховод получит штраф в сумме 170 тыс. грн. либо выгнать в Польшу и сдать бляху на утилизацию государству за 150 евро, если выгнать бляху в Польшу и просто там её бросить либо сдать на частную разборку государство Польши выставит штраф в 6250 евро и въезд в евросоюз будет закрыт до погашения данного штрафа. В общем варианта по сути два, либо растамаживать, либо выгонять в Польшу и сливать в государственную службу утилизации за 150 евро, Гройсманы-Южанины и власти Польши и Литвы изначально знают что мало кто захочет получать огромные штрафы либо сдавать бляхи в утиль, поэтому будут влазить в кредиты, перезанимать деньги у родственников на растаможку, в общем найдут деньги и отдадут их Гройсману и Южаниной.